Piloter et animer les parties prenantes d’un projet

Jour 1 : Identifier, Analyser et Engager les Parties Prenantes 

Matinée : Cartographie et Alignement Stratégique

• Module 1.1 : Accueil, réactivation des bases et enjeux relationnels (Apports : 45 min / Pratique : 30 min)
• Brise-glace : « Le mur des incompréhensions » — Partage d’expériences sur les freins relationnels rencontrés en projet.
• Rappel rapide des fondamentaux : Pourquoi le succès d’un projet dépend à 80% des personnes et de la communication.
• Typologie des acteurs : Sponsors, contributeurs, utilisateurs, opposants, régulateurs.
• Mise en situation : Lancement du projet fil-rouge « Agora » (déploiement d’un nouvel espace collaboratif ou réorganisation d’un processus transverse). Identification brute de tous les acteurs concernés.
• Module 1.2 : Cartographie fine et stratégie d’influence (Apports : 45 min / Pratique : 1h30)
• Au-delà de la matrice Pouvoir / Intérêt : la matrice d’attitude (Alliés, Opposants, Neutres, Indécis).
• L’outil Empathy Map (Carte d’empathie) appliquée aux parties prenantes : comprendre ce qu’elles entendent, voient, pensent et ressentent.
• Atelier Pratique Fil-Rouge : Établissement de la cartographie complète des parties prenantes du projet Agora et rédaction d’une fiche d’analyse pour un acteur clé « bloquant ».
• Atelier IA Générative : Modéliser des « Personas » de parties prenantes complexes à l’aide de prompts structurés. Utiliser l’IA pour générer une liste de risques relationnels spécifiques liés à chaque profil de partie prenante.

Après-midi : Stratégie de Communication Personnalisée

• Module 1.3 : Adapter son style de communication (Apports : 45 min / Pratique : 1h00)
• Les bases de la communication interpersonnelle en projet (écoute active, communication non-violente).
• Adapter ses canaux et ses messages au profil de son interlocuteur (le Sponsor pressé vs l’expert technique pointilleux).
• Élaboration d’un plan de communication des parties prenantes (Fréquence, canal, contenu).
• Atelier Pratique Fil-Rouge : Co-construction de la matrice de communication du projet Agora (Qui communique quoi, à qui, quand et comment ?).
• Module 1.4 : L’IA au service de la préparation de vos communications (Apports : 30 min / Pratique : 1h15)
• Rédiger des messages percutants, diplomatiques ou persuasifs grâce à l’IA.
• Atelier Pratique IA :
• Utiliser l’IA pour reformuler une annonce de retard projet difficile en un e-mail constructif et orienté solutions pour le Sponsor.
• Simuler un dialogue avec une IA jouant le rôle d’un contributeur démotivé pour s’entraîner à utiliser l’écoute active et l’empathie.
• Débriefing de la journée & Quiz d’auto-évaluation interactif.

Jour 2 : Animer et Coordonner l’Équipe en Contexte Hybride

Matinée : Structuration du Collectif et Rituels

• Module 2.1 : Cadrer le fonctionnement collectif (Apports : 45 min / Pratique : 1h00)
• Les défis du management d’équipe hybride (bureau, télétravail, asynchrone).
• La Charte de fonctionnement d’équipe (Team Agreement) : horaires, canaux privilégiés, temps de réponse, rituels.
• Atelier Pratique Fil-Rouge : Rédaction collaborative de la charte de fonctionnement de l’équipe du projet Agora.
• Module 2.2 : Concevoir des rituels de coordination efficaces (Apports : 45 min / Pratique : 1h00)
• Les rituels synchrones clés : le point de synchronisation (Daily stand-up), la revue d’étape, la rétrospective.
• Concevoir un tableau d’actions dynamique et partagé (Kanban physique et numérique).
• Atelier Pratique Fil-Rouge : Simulation d’un point de synchronisation hebdomadaire hybride sur le projet Agora. Attribution et mise à jour d’un tableau d’actions (To-Do, In Progress, Done).

Après-midi : Faciliter la Collaboration et Engager à Distance

• Module 2.3 : Techniques d’animation et de facilitation hybrides (Apports : 45 min / Pratique : 1h00)
• Dynamiser ses réunions en ligne et en présentiel (brise-glaces, outils interactifs de sondage, tableaux blancs virtuels).
• Assurer l’équité de parole entre les participants sur site et ceux à distance.
• Atelier Pratique : « Le facilitateur en action » — Exercice d’animation d’une séance de remue-méninges hybride sur un problème technique inattendu du projet Agora.
• Module 2.4 : L’IA comme assistante de préparation d’ateliers (Apports : 30 min / Pratique : 1h15)
• Atelier Pratique IA :
• Demander à l’IA de concevoir un déroulé d’atelier d’idéation (Ice-breaker, activités de divergence/convergence) sur un sujet projet spécifique.
• Utiliser l’IA pour générer des questionnaires de satisfaction ou d’évaluation d’équipe après une phase clé du projet.
• Synthèse de la journée et partage des bonnes pratiques d’animation.

Jour 3 : Gérer les Désaccords, Synthétiser et Clore avec l’IA

Matinée : Négociation et Résolution de Conflits

• Module 3.1 : Identifier et désamorcer les tensions (Apports : 45 min / Pratique : 1h00)
• Comprendre les sources de conflits en projet (conflit de ressources, de priorité, d’idées, ou de personnes).
• Les styles de résolution de conflits (méthode Thomas-Kilmann : collaboration, compromis, évitement, accommodation, compétition).
• Atelier Pratique Fil-Rouge : Jeu de rôle « Conflit de ressources ». Résolution d’un désaccord fort entre deux responsables de départements concernant la disponibilité d’un contributeur clé sur le projet Agora.
• Module 3.2 : Négocier des solutions gagnant-gagnant (Apports : 45 min / Pratique : 1h00)
• La préparation d’une négociation projet (objectifs, plan B / MeSoRe, concessions).
• Savoir exprimer un refus de manière constructive (« Savoir dire Non » tout en préservant la relation).
• Atelier Pratique : Simulation de négociation de jalons avec un client interne exigeant.

Après-midi : Formalisation, Reporting et Plan d’Action

• Module 3.3 : L’art du reporting et de la synthèse projet (Apports : 45 min / Pratique : 1h00)
• Rédiger des comptes-rendus (CR) et des synthèses de réunions qui engagent à l’action.
• Le reporting flash pour les décideurs : comment capter l’attention en 5 lignes ou un indicateur visuel.
• Atelier Pratique Fil-Rouge : Rédaction d’un reporting simple de fin d’étape pour le projet Agora, mettant en avant les points clés à arbitrer.
• Module 3.4 : IA pour la synthèse de réunions et Plan d’Action Individuel (Apports : 30 min / Pratique : 1h15)
• Atelier Pratique IA  : Soumettre à l’IA des notes de réunion désorganisées ou une transcription audio brute pour générer instantanément un compte-rendu clair, structuré, comprenant un tableau d’actions (Qui, Quoi, Quand)..
• Plan d’Action Individuel : Élaboration de 3 engagements personnels concrets d’amélioration de sa communication projet.
• Évaluation de fin de stage et clôture.